SYGNALIŚCI

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH O NARUSZENIACH PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W KRAJOWEJ RADZIE NOTARIALNEJ

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Krajowej Radzie Notarialnej (dalej: „Procedura”) stanowi realizację obowiązku wskazanego w art. 25 ust. 1 i 2 w zw. z art. 24 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) (dalej: „Ustawa”).

2. Podmiotem prywatnym w rozumieniu art. 2 pkt 11 Ustawy, który przyjął i wdrożył niniejszą Procedurę jest Krajowa Rada Notarialna (dalej: „KRN”), której siedziba znajduje się pod adresem ul. Dzika 19/23, 00-172 Warszawa.

3. Niniejsza Procedura określa:

jednostkę organizacyjną/osobę wyznaczoną w ramach struktury organizacyjnej KRN, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
bezstronną jednostkę organizacyjną/osobę wyznaczoną w ramach struktury organizacyjnej KRN, upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
kanały przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz sposób ich rejestracji i weryfikacji;
warunki objęcia ochroną sygnalistów oraz osób pomagających w zgłoszeniu;
tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

4. Na potrzeby stosowania niniejszej Procedury stosuje się następujące definicje:

Dane do kontaktu – należy przez to rozumieć adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej podany przez sygnalistę podczas przekazywania zgłoszenia wewnętrznego, umożliwiający przekazanie sygnaliście potwierdzenia o przyjęciu zgłoszenia oraz informacji zwrotnej;

Działanie następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania realizowanego w ramach niniejszej Procedury;

Działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub na podstawie innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług dla KRN, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

Pełnomocnik ds. przyjmowania zgłoszeń – należy przez to rozumieć wyznaczoną przez prezesa KRN osobę/bezstronne osoby pozostające wewnątrz struktury organizacyjnej KRN, upoważnioną/upoważnione przez prezesa KRN do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – zapewniające ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, czy osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu;

Pełnomocnik ds. rozpatrywania zgłoszeń – należy przez to rozumieć wyznaczoną przez prezesa KRN bezstronną osobę/osoby pozostające wewnątrz struktury organizacyjnej KRN, dysponujące odpowiednią wiedzą oraz zapewniające brak konfliktu interesów i ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, upoważnioną/upoważnione przez prezesa KRN do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej – przy czym funkcję tę może pełnić ta sama osoba lub osoby, o których mowa w pkt 7), o ile zapewnia/zapewniają ona/one bezstronność;

Osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

Osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;

Rozporządzenie RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.);

Zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie zgłoszeń informacji o naruszeniu prawa kanałami określonymi w niniejszej Procedurze;

Zgłoszenie zewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

Przetwarzanie danych osobowych – należy przez to rozumieć każdą operację wykonywaną na danych osobowych, w szczególności ich uzyskiwanie, gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te operacje, które wykonuje się w systemach informatycznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem RODO;

Dane osobowe – należy przez to rozumieć wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („osoby, której dane dotyczą”), przy czym osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba, której tożsamość można ustalić bezpośrednio lub pośrednio;

Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

Na gruncie niniejszej Procedury sygnalistą jest każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, przy czym ma ona zastosowanie w szczególności do:

byłych i obecnych pracowników, bez względu na rodzaj zawartej umowy o pracę, świadczących pracę dla KRN oraz do osób świadczących pracę dla KRN na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
członków KRN;
członków WSD;
innych osób wykonujących czynności na rzecz KRN i pobierających z tego tytułu przyznane im przez KRN diety.

Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 5 powyżej w przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa, uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług.

§ 2. Przyjmowanie oraz obsługa zgłoszeń wewnętrznych

1. KRN gwarantuje, że Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem wewnętrznym oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

2. Osobą w ramach struktury organizacyjnej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w KRN oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu może być wyłącznie osoba posiadająca pisemne upoważnienie prezesa KRN. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

3. Osoby, o których mowa w ust. 1, obowiązane są do działania w sposób, który gwarantuje poufność, należytą staranność, profesjonalizm, obiektywną ocenę zgłoszenia oraz respektowanie zasad bezstronności.

4. Po zapoznaniu się ze zgłoszeniem wewnętrznym lub tożsamością sygnalisty, osoby mu pomagającej lub z nim powiązanej, osoby, o których mowa w ust. 2 składają lub aktualizują pisemne oświadczenia o bezstronności, braku konfliktu interesów oraz o zachowaniu poufności.

5. W razie naruszenia zasad bezstronności lub poufności postępowania ze zgłoszeniem, a także w razie odmowy złożenia ww. oświadczenia, działając z urzędu albo na wniosek osoby, o której mowa w ust. 2 lub sygnalisty prezes KRN cofa upoważnienie, o którym mowa w ust. 2 i wyznacza inną osobę do realizowania czynności w postępowaniu ze zgłoszeniem wewnętrznym.

6. Czynności realizowane przez osoby, o których mowa w ust. 2 są wykonywane w czasie pracy i w ramach obowiązków służbowych pracowników KRN.

Zgłoszenie naruszenia może być dokonane przez sygnalistę w następującej formie:

elektronicznie - za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: sygnalista@krn.org.pl,
papierowej – za pośrednictwem poczty w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia” i zaadresowanej na adres siedziby KRN;
zgłoszenia osobistego u Pełnomocnika ds. przyjmowania zgłoszeń, które KRN ma obowiązek zorganizować w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku w tym przedmiocie. Wniosek o przeprowadzenie spotkania może zostać złożony przez sygnalistę elektronicznie za pośrednictwem adresu e-mail: sygnalista@krn.org.pl lub listownie w piśmie zaadresowanym na adres siedziby KRN. Za zgodą sygnalisty, zgłoszenie ustne jest dokumentowane w postaci nagrania rozmowy lub w postaci kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy (protokołu spotkania), przygotowanej przez Pełnomocnika ds. przyjmowania zgłoszeń. Sygnalista ma prawo dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego może być każde działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

korupcji,
zamówień publicznych,
usług, produktów i rynków finansowych,
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1-16 powyżej.
działania lub zaniechania, które zmierzają do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych powyżej.

Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać co najmniej:

dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
dane do kontaktu z sygnalistą;
dokładny opis przedmiotu naruszenia prawa;
datę lub okres oraz miejsce, w którym mogło lub wystąpiło naruszenie prawa;
opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia prawa;
wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa;
wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

Niniejszej Procedury nie stosuje się do informacji objętych tajemnicą zawodów prawniczych. W szczególności nie są objęte zakresem Procedury informacje objęte obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej, o którym mowa w art. 18 ustawy Prawo o notariacie.

Zgłoszenia wewnętrzne zawierające informacje objęte tajemnicą zawodów prawniczych, o której mowa w ust. 10 powyżej lub zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane.

KRN za pośrednictwem Pełnomocnika ds. przyjmowania zgłoszeń w terminie 7 dni od momentu dokonania zgłoszenia wewnętrznego informuje sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego do rozpoznania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

§ 3. Rejestracja zgłoszeń wewnętrznych

Pełnomocnik ds. przyjmowania zgłoszeń prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych na podstawie pisemnego upoważnienia prezesa KRN.

Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego, chyba że zachodzą okoliczności, o których mowa w § 2 ust. 10 lub § 5 ust. 5 niniejszej Procedury.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest w sposób uniemożliwiający nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem wewnętrznym, zapewniający ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz pozwalający na przechowywanie informacji w sposób trwały przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje co najmniej:

numer zgłoszenia;
przedmiot naruszenia prawa;
dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
adres do kontaktu sygnalisty;
datę dokonania zgłoszenia;
informację o podjętych działaniach następczych;
datę zakończenia sprawy.

§ 4. Przechowywanie dokumentów i informacji oraz przetwarzanie danych osobowych

Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia RODO jest Krajowa Rada Notarialna, ul. Dzika 19/23, 00-172 Warszawa, tel. 22 635 78 40, iodo@krn.org.pl.

Dane osobowe sygnalisty oraz osób objętych zgłoszeniem wewnętrznym będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO (prawnie uzasadniony interes KRN jako administratora danych).

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie wskazanego okresu przechowywania KRN usuwa wszelkie dane osobowe, także te zgromadzone na informatycznych nośnikach danych oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem wewnętrznym, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem wewnętrznym stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za jego wyraźną zgodą.

KRN po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie takich danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia przez Pełnomocnika ds. przyjmowania zgłoszeń, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f Rozporządzenia RODO nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 6 ust. 1 poniżej albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g Rozporządzenia RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 6 ust. 1 poniżej albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

W przypadku wyrażenia wyraźnej zgody przez sygnalistę, KRN informuje sygnalistę oraz osoby, których dotyczy zgłoszenie o zasadach ochrony ich danych osobowych.

Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ochronie w przypadku:

ujawnienia tych danych przez sygnalistę;
wyrażenia przez sygnalistę wyraźnej zgody na ujawnienie tych danych przez KRN;
gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem, który wynika z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. W takim przypadku przed ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, KRN powiadamia o tym fakcie sygnalistę, przesyłając mu pisemne wyjaśnienie powodów ujawnienia, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.

§ 5. Rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych oraz działania następcze

Komisja/osoba ds. rozpatrywania zgłoszeń jest obowiązana do rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego w sposób bezstronny, niezależny i obiektywny oraz do podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych, zmierzających do skutecznego usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie prezesa KRN. Osoby upoważnione obowiązane są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych.

W przypadku wystąpienia konfliktu interesów w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, objęta tym konfliktem osoba niezwłocznie zaprzestaje wszelkich działań następczych. Konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne, niezależne i obiektywne prowadzenie działań następczych jest zagrożone z uwagi na interesy osobiste lub osobiste związki z sygnalistą. W takim przypadku prezes KRN wyznacza i upoważnia inną osobę do prowadzenia działań następczych, spełniającą kryteria, o których mowa w ust. 1.

Czynności podejmowane w ramach rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego mają na celu zweryfikowanie prawdziwości zawartych w nich informacji oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego jego przedmiotem, w szczególności mogą one polegać na wdrożeniu postępowania wyjaśniającego, gromadzeniu i zabezpieczeniu dowodów, ustaleniu osób mogących mieć związek z naruszeniem prawa, zainicjowaniu postępowania administracyjnego lub sądowego, złożenia zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa lub wprowadzenia rozwiązań pozwalających na uniknięcie naruszeń prawa w przyszłości.

Zgłoszenie nie zostanie rozpoznane w trybie procedury, jeżeli:

zgłoszenie nie zostało przekazane w sposób określony w § 2 ust. 7;
zgłaszający nie podał swojej tożsamości (zgłoszenie anonimowe) lub nie spełnia kryteriów sygnalisty określonych w § 1 ust. 5;
zgłoszenie nie jest zgłoszeniem wewnętrznym określonym w § 1 ust. 4 pkt 13), w tym nie jest informacją o naruszeniu prawa, o której mowa w § 2 ust. 8;
zgłoszenie nie zawiera informacji niezbędnych do ustalenia naruszenia prawa lub oceny zarzutów, a uzupełnienie tych informacji, zgodnie z § 2 ust. 9, nie było możliwe albo nie dało rezultatu;
zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa już wcześniej zgłoszonego, przy czym nie zawarto istotnych nowych informacji na temat tego naruszenia.

Postępowanie wyjaśniające powinno obejmować:

przygotowanie planu działania – wskazującego na najistotniejsze informacje o sprawie, określającego ewentualne zapotrzebowanie na usługi podmiotów specjalistycznych lub na narzędzia specjalistyczne, zawierającego plany dotyczące sposobu gromadzenia dowodów i wprowadzenia środków zabezpieczających na czas trwania postępowania;
zebranie i analizę materiału dowodowego, w szczególności odpowiednie przeprowadzenie rozmów wyjaśniających;
ustalenie wyników postępowania i podjęcie dalszych działań lub zakończenie sprawy na ich podstawie.

W terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego Komisja/osoba ds. rozpatrywania zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat sposobu załatwienia sprawy, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

Komisja/osoba ds. rozpatrywania zgłoszeń sporządza raport z postępowania wyjaśniającego, który zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne, a także zalecenia co do dalszego trybu postępowania.

Prezes KRN w terminie 7 dni od dnia złożenia raportu podejmuje decyzję na piśmie co do zaleceń zawartych w raporcie i dalszego sposobu postępowania. Ostateczne decyzje w sprawie działań KRN, które wynikają z weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i oceny naruszenia prawa, w tym decyzje o zawiadomieniu odpowiednich organów, przeciwdziałaniu skutkom naruszenia prawa, odzyskaniu środków finansowych albo o zamknięciu postępowania ze zgłoszeniem wewnętrznym lub przekazaniu tego zgłoszenia innemu podmiotowi prawnemu – podejmuje prezes KRN.

§ 6. Ochrona przed działaniami odwetowymi

1. KRN zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi sygnaliście od chwili dokonania przez niego zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego albo ujawnienia publicznego, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca ich przedmiotem jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego albo ujawnienia publicznego oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa.

2. Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego albo ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne albo ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą – za wyjątkiem informacji objętych tajemnicą zawodów medycznych lub prawniczych, w tym tajemnicy zawodowej, o którym mowa w art. 18 ustawy Prawo o notariacie, oraz informacji objętych tajemnicą związaną z postępowaniem karnym lub obronnością państwa.

3. Jako działania odwetowe należy rozumieć w szczególności:

odmowę nawiązania stosunku pracy;
wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;
nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
mobbing;
dyskryminację;
niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym na badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

4. Za działania odwetowe uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środków określonych w ust. 3.

5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, dokonanie zgłoszenia wewnętrznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych, jak i próby lub groźby zastosowania takich działań, obejmujących w szczególności:

wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, oraz odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

6. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości wskazanej w art. 14 Ustawy lub prawo do otrzymania zadośćuczynienia.

7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia przez sygnalistę nieprawdziwych informacji, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.

8. Postanowienia niniejszego paragrafu 6 stosuje się odpowiednio do:

osób fizycznych pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia;
osób fizycznych powiązanych z sygnalistą;
osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających sygnaliście lub z nim powiązanych - w tym szczególności do tych stanowiących własność sygnalisty lub sygnalistę zatrudniających.

§ 7. Zgłoszenia zewnętrzne

1. Niezależnie od możliwości wniesienia zgłoszenia wewnętrznego, sygnalista może również dokonać zgłoszenia zewnętrznego skierowanego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do właściwych organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich lub przez organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia zewnętrznego.

3. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia, znajdują się na stronach internetowych:

https://bip.brpo.gov.pl/pl lub https://www.gov.pl/web/sygnalisci/dokonaj-zgloszenia-zewnetrznego

§ 8. Zgłoszenia anonimowe

KRN nie przyjmuje anonimowych zgłoszeń wewnętrznych. Przez anonimowe zgłoszenie wewnętrzne należy rozumieć zgłoszenie wewnętrzne, w którym sygnalista nie podał swoich danych osobowych.

§ 9. Postanowienia końcowe

1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej Procedury w imieniu KRN odpowiada prezes KRN.

2. Prezes KRN informuje wszystkie zatrudnione osoby o przyjęciu oraz treści niniejszej Procedury, jak również o jej zmianach.

3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, Pełnomocnik ds. przyjmowania zgłoszeń przekazuje informację o niniejszej Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy z taką osobą.

4. Procedura nie narusza innych wewnętrznych regulacji przyjętych przez KRN, w zakresie, w jakim regulacje te nie stanowią inaczej.

5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób zatrudnionych i współpracujących z KRN.

6. W zakresie nieuregulowanym procedurą stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r., poz. 928).